Inventaristool - Schrijvers & Uitvoerenden

Uit CRS Handleiding
Versie door Ferdy (Overleg | bijdragen) op 26 sep 2019 om 08:12 (Specifieke producten importeren in Excel)
(wijz) ← Oudere versie | Huidige versie (wijz) | Nieuwere versie → (wijz)
Ga naar: navigatie, zoeken

Inloggen en naar jouw vakwedstrijd(en) gaan

Log in op de landingspagina https://www.skillscrs.nl/ met je persoonlijke email en wachtwoord.

Afbeelding 1.PNG

Open de Inventaristool

Afbeelding 2.PNG

Ga op het startscherm naar Inventarislijsten en de aan jou gekoppelde vakwedstrijd(en) verschijnt/verschijnen in beeld.

Afbeelding 3.PNG

Tik eventueel een (deel van een) woord in het zoekveld om te filteren.

Afbeelding 4.PNG

Klik nu op het icoon Bewerken om jouw wedstrijd te openen.

Afbeelding 5.PNG

Van de geopende wedstrijd toont zich onderstaand overzicht:

Afbeelding 6.PNG

Standaard producten

Start met het invoeren van standaard producten. Dit zijn producten die bij meerdere wedstrijden worden gebruikt zoals tafels, stoelen en computers. Zet alleen de producten op je lijst die nodig zijn om de wedstrijd goed en volledig uit te kunnen voeren. Het selecteren van producten uit de standaard catalogus doe je via onderstaande button:

Afbeelding 7.PNG

Kies een categorie en kies de producten die je aan de lijst toe wilt voegen. Je kunt een Skill specifieke opmerking plaatsten indien noodzakelijk en het aantal kiezen per deelnemer, jurylid of opdracht. Sla het product op. De opgeslagen standaard producten staan nu in jouw inventarislijst. Om er zeker van te zijn dat je geen producten vergeet is het raadzaam onderstaande vinklijst te gebruiken: ICT: computers en printers, programma’s, netwerk, diversen FACILITAIR: veiligheid, afval en schoonmaak, elektra en water MEUBELS: stoelen, tafels, opbergen, diversen KANTOOR: tape, kantoorartikelen SPECIFIEK: machines, gebruiksmaterialen, alles wat specifiek is voor die wedstrijd PERSONEN: acteurs, lotuspatiënten, modellen TRANSPORT: materialen naar NK, retour levering

Bij Acties staan verschillende icoontjes. Wanneer je met de cursor op het icoontje staat, verschijnt de functie ervan in beeld. De functies van de icoontjes van links naar rechts en van boven naar beneden zijn:

  Locatie
  Aantal aanpassen 
  Product verwijderen uit de lijst
  Commentaar geven
  Details bekijken

Afbeelding 8.PNG

Specifieke producten

Vul de specifieke producten in. Dit zijn producten die specifiek zijn voor een bepaalde wedstrijd zoals bloemen bij Bloembinder en kappersstoelen bij Kapper.

Specifieke producten importeren uit archief

Indien er voor de betreffende wedstrijd al eerder een inventarislijst is opgesteld, kun je producten uit deze lijst(en) importeren naar jouw nieuwe inventarislijst. Kies op de groene menubalk – helemaal boven in beeld Inventarislijsten

Afbeelding 9.PNG

Klik vervolgens op Archief en kies de juiste wedstrijd uit de lijst.

Afbeelding 10.PNG

Als voorbeeld wordt de vakwedstrijd Stukadoor - Finale 2019 - RAI gekozen. Deze wordt geopend via het groene icoontje.

Afbeelding 11.PNG

Alle specifieke producten die voor deze wedstrijd zijn gebruikt in 2019 staan in de lijst. Ga nu naar Producten kopiëren

Afbeelding 12.PNG

Alle Specifieke producten zijn aangevinkt. Zijn er producten die je niet wilt importeren naar de nieuwe lijst, zet het vinkje dan uit. Je kunt de selectie ook omdraaien zodat de producten niet aangevinkt zijn. Van de producten die je wilt importeren, zet je het vinkje aan

Afbeelding 13.PNG

Heb je de selectie klaar, kies dan bij Naar de juiste wedstrijd uit, scroll vervolgens helemaal naar de onderkant van de pagina en klik op Product kopiëren. Je wordt nu automatisch teruggebracht naar de nieuwe inventarislijst waaraan de door jou geselecteerde producten zijn toegevoegd. De producten zijn te bewerken via het lichtblauwe potlood. Aantallen verander je met het donkerblauwe potlood.

Afbeelding 14.PNG

Afbeelding 15.PNG

Specifieke producten importeren in Excel

Wanneer je een lijst met producten hebt kun je deze lijst importeren naar de Inventaristool. Dit is bijvoorbeeld handig als het om veel producten gaat en ieder product handmatig invoeren veel tijd kost. Houd bij het te importeren Excelbestand onderstaande indeling aan. De kolommen die ingevuld moeten worden om het bestand te kunnen uploaden zijn:

Afbeelding 16.PNG

Staat het Excelbestand klaar op je pc dan kun je deze selecteren via onderstaande button:

Afbeelding 17.PNG

Klik vervolgens op uploaden.

Afbeelding 18.PNG

Rechtsboven in beeld verschijnt in een groene balk de volgende tekst:

  De producten zijn succesvol geïmporteerd. 

Nu staan de producten op de inventarislijst. Je kunt nu de aantallen van de producten aanpassen met het potlood in donkerblauw of verdere details aanvullen/aanpassen met het potlood in lichtblauw.

Specifiek product toevoegen

De geïmporteerde producten staan nu op jouw nieuwe IV-lijst. Je kunt uit de reeds geïmporteerde lijst producten ‘opnieuw’ toevoegen. Je maakt dan eigenlijk een kopie van een product dat je op jouw lijst hebt staan maar waarvan je het aantal opnieuw in kan geven.

Voorbeeld: Wanneer je bepaalde software nodig hebt voor de deelnemers vul je bij de aantallen 1 per deelnemer in. Wil je deze software ook 1 x voor de jury hebben, dan kun je product nog een keer toevoegen maar 1 per jury invullen. Zo bestel je het juiste aantal.

Afbeelding 19.PNG

Afbeelding 20.PNG

Producten kopiëren

Via Product kopiëren kom je in het veld waarin jouw complete inventarislijst staat. Alle Specifieke producten zijn aangevinkt. Zijn er producten die je niet wilt kopiëren, zet het vinkje dan uit. Kopieer de producten.

Afbeelding 21.PNG

Kies nu de juiste wedstrijd uit bij Naar, scroll vervolgens helemaal naar de onderkant van de pagina en klik op Product kopiëren. Je wordt nu automatisch teruggebracht naar de inventarislijst waaraan de gekopieerde producten nu zijn toegevoegd. De producten zijn te bewerken via het lichtblauwe potlood. Aantallen verander je met het donkerblauwe potlood.

Afbeelding 22.PNG

Mass edit

Wanneer je bij Specifiek product een aanpassing wilt doorvoeren die voor meerdere producten geldt, er is bijvoorbeeld een andere leverancier gekozen, ga dan naar Specifieke Producten

Afbeelding 23.PNG

Kies:

Afbeelding 24.PNG

Selecteer de juiste categorie en de producten waarvoor de aanpassing van toepassing is

Afbeelding 25.PNG

Ga nu naar Bewerken en pas aan wat voor alle geselecteerde producten geldt:

 Leverancier
 URL
 Waarde
 Elektrische specificaties
 Specifieke details
 en\of de kleur.

Sla de aanpassingen op.

Personen

Voor een wedstrijd worden soms niet alleen materialen ingezet maar ook personen. Dit kan een acteur zijn zoals bijvoorbeeld bij de vakwedstrijd Facilitair medewerker waarin rollenspellen worden gespeeld, Verpleegkunde waar Lotuspatiënten worden ingezet of modellen bij Kapper.

Voer personen in via Nieuw specifiek product. Vul de velden zo compleet mogelijk in. Bij categorie kies je Lotuspatiënt, acteur of model. Sla het product op.

Afbeelding 26.PNG

Ga nu terug naar Inventarislijst en pas het aantal aan.

Afbeelding 27.PNG

BELANGRIJK:

   Om kosten te besparen is het van belang om personen in te zetten die woonachtig zijn in de regio
   waar het NK plaats heeft. Acteurs en lotuspatiënten hebben – indien noodzakelijk - recht op een vergoeding.
   Modellen niet. Meer info over vergoedingen vind je in de hand-out in het
   downloadcentrum van de Inventaristool. 

Transport

Het transport van materialen naar en van het NK brengt kosten met zich mee. Voor WSNL is het belangrijk inzichtelijk te hebben hoe hoog deze kosten zijn.

Maak per transport een Nieuw specifiek product aan en geef zo veel mogelijk informatie over dit transport.

Afbeelding 28.PNG

Ga nu terug naar Inventarislijst en pas het aantal aan.

Afbeelding 29.PNG

Bedrijven

In de lijst in het hoofdmenu (groene balk) staan alle bedrijven die tot nu toe hebben bijgedragen aan STF. Er is per bedrijf aangegeven of het een leverancier is (indien het bedrijf geen leverancier is, draagt deze financieel bij of levert diensten) en/of het een sponsor is.

Je kunt een bedrijf toevoegen aan de lijst als deze er niet op staat. Klik op:

Afbeelding 30.PNG

Vul het scherm in. NAW-gegevens dienen alleen ingevuld te worden als het bedrijf sponsor is.

Afbeelding 31.PNG

Sla de gegevens op:

Afbeelding 32.PNG

Het toegevoegde bedrijf vind je nu terug in de lijst met bedrijven.

Opdrachtkosten

Voor iedere wedstrijd is er een financieel kader vastgesteld. Dit kader is gebaseerd op de kosten van voorgaande edities. De wedstrijd dient binnen dit kostenkader georganiseerd te worden. Jouw kostenkader vind je rechts bovenaan de inventarislijst.

Afbeelding 33.PNG

Links van het kostenkader staat het totaalbedrag van de materiaalkosten op dat moment in de inventarislijst. Wanneer je op groene de button klikt, verschijnt het kostenoverzicht:

Afbeelding 34.PNG

Je kunt de Opdrachtkosten downloaden als Excelbestand. Dit doe je met onderstaand icoontje rechts bovenin.

Afbeelding 35.PNG

Het Excelbestand ziet er als volgt uit:

Afbeelding 36.PNG

Werkelijke kosten

Omdat de bedragen in de Inventaristool af kunnen wijken van de kosten die uiteindelijk voor een product betaald moeten worden (door sponsoring of korting op een product) worden onder de inventarislijst de werkelijke kosten per leverancier ingevuld bij Beheren.

Afbeelding 37.PNG

Ga vervolgens naar Toevoegen

Afbeelding 38.PNG

Vul de volgende velden in:

Bedrijf:

   Selecteer een bedrijf uit de lijst

Product categorie:

   Kies de juiste categorie

Type:

   productkosten óf
   transportkosten óf
   installatiekosten óf
   sponsoring

Bedrag:

   Vul het juiste bedrag in, exclusief BTW

Opmerking:

   Indien nodig/gewenst

Offerte:

   Upload de offerte/prijsafspraak.
   Alle type bestanden (Word, Excel, pdf etc.) zijn mogelijk. 

Verzenden:

   De gegevens worden in de lijst opgenomen

Sponsoring/korting

Krijg je korting op producten of worden producten volledig gesponsord, vul dit dan als volgt in:

Bedrijf:

   Selecteer een bedrijf uit de lijst

Product categorie:

   Kies de juiste categorie

Type:

   Kies: Productkosten

Bedrag:

   Vul de kosten (ex BTW) van de materialen in als je deze voor het volle bedrag
   zou moeten kopen of huren. 

Opmerking:

   Geef aan wat de deal is

Offerte:

   Upload de offerte/prijsafspraak.
   Alle type bestanden (Word, Excel, pdf etc.) zijn mogelijk.

Verzenden:

   De gegevens worden in de lijst opgenomen

Voorbeeld van Knauf:

Afbeelding 39.PNG

Vervolgens ga je nogmaals naar Toevoegen en vul je het veld als volgt in:

Bedrijf:

   Selecteer een bedrijf uit de lijst

Product categorie:

   Kies de juiste categorie

Type:

   Kies: Sponsoring

Bedrag:

   Vul de korting (bedrag ex BTW) in die je ontvangt op de materialen
   LET OP: dit is een minusbedrag 

Opmerking:

   Geef aan wat de deal is

Offerte:

   Upload de offerte/prijsafspraak.
   Alle type bestanden (Word, Excel, pdf etc.) zijn mogelijk.

Verzenden:

   De gegevens worden in de lijst opgenomen

Afbeelding 40.PNG

Door per leverancier alle exacte kosten in te vullen, ontstaat er een representatief kostenoverzicht én is direct inzichtelijk voor welk bedrag er gesponsord is. De werkelijke kosten van de wedstrijd staan links onder dit overzicht aangegeven. Het kostenkader staat rechts.

Afbeelding 41.PNG

Bemensing

Onder Werkelijk kosten, vind je Bemensing. Alle personen die op de wedstrijdvloer moeten zijn tijdens de finaledagen, dienen hier ingevuld te worden. Alleen juryleden (tenzij zij helpen bij de op- en/of afbouw) vul je niet in. Al deze personen hebben namelijk accreditatie nodig. Zonder accreditatie hebben zij geen toegang tot de wedstrijdvloer. Verder is het voor de eventmanager belangrijk om tijdig te weten voor hoeveel personen er hotelkamers, huisjes, lunch, diner, werkschoenen etc. geregeld moet worden.

Ga bij Bemensing naar Item toevoegen:

Afbeelding 42.PNG

Vul het volgende veld zo volledig mogelijk in:

Afbeelding 43.PNG

LET OP:

   Acteurs, modellen en lotus patiënten hebben alleen recht op lunch als zij
   zowel in de ochtend als in de middag aan het werk zijn.

Logboek

In het logboek staan belangrijk zaken die specifiek zijn voor de betreffende wedstrijd. Bovenaan het logboek staat de link naar het overdrachtsdocument. Deze dient vóór de overdracht volledig te zijn ingevuld.

Afbeelding 44.PNG

Klik op Item toevoegen om iets in het logboek te plaatsen.

Afbeelding 45.PNG

Voorbeeld logboekitem:

Wanneer het aantal kandidaten is gewijzigd, wordt dit in het logboek vermeld. WSNL past het aantal kandidaten aan in de tool maar een kandidaat minder heeft ook gevolgen voor het vloerplan. Daarom wordt hier een notitie van gemaakt in het logboek.

Afbeelding 46.PNG

Via Acties kan er commentaar gegeven worden op een logboekitem.

Inventarislijst delen

De opdracht is eenvoudig met anderen te delen. Je gebruikt hiervoor de functie Deel opdracht. Het icoontje hiervoor vind je rechtsboven – naast kosten en kostenkader - op de inventarislijst.

Afbeelding 47.PNG

Wanneer je op het icoontje klikt, verschijnt een link in beeld

Afbeelding 48.PNG

Klik op Kopieer Opdracht link. De link brengt je naar onderstaand overzicht:

Afbeelding 49.PNG

   Heb je na het lezen van de handleiding nog vragen over het gebruik van de Inventaristool,
   neem dan contact op met WorldSkills Netherlands door te bellen naar +31 880 808 852
   of een e-mail te sturen naar dejong@worldskillsnetherlands.nl.